POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Colegio Loreto Castilla
Última actualización: [18 de noviembre de 2025]
1. Identificación del responsable
El Colegio Loreto Castilla (en adelante, el “Colegio”), con domicilio en, dirección Calle 8 #78c-60, Barrio Castilla, Localidad Kennedy,, teléfono +573222649671 y correo electrónico de contacto para protección de datos [habeasdata@loretocastilla.edu.co], es el Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta y administra.
Esta política se aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos del Colegio, obtenida en desarrollo de sus funciones educativas y administrativas.
2. Marco normativo y regulatorio
El Tratamiento de datos personales realizado por el Colegio se rige por:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (derecho a la intimidad y al hábeas data). Ministerio de Educación+1
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Juriscol+2Alcaldía Bogotá+2
- Decreto 1377 de 2013 y normas que lo compilan y modifican (incluyendo el Decreto 1074 de 2015). Función Pública+2Alcaldía Bogotá+2
- Conceptos y lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio y del Ministerio de Educación Nacional relativos al tratamiento de datos en instituciones educativas y a la protección reforzada de los datos de niños, niñas y adolescentes. Protect Data Latam+2MinComercio+2
3. Definiciones relevantes
Para efectos de esta política se aplican las definiciones de la Ley 1581 de 2012, entre otras: Función Pública+2Escuela Superior de Guerra+2
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, datos de salud, orientación religiosa, política, etc.).
- Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
- Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
4. Principios para el Tratamiento de datos personales
El Tratamiento de datos personales por parte del Colegio se realizará con fundamento en los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, entre ellos: Función Pública+2Superintendencia de Industria y Comercio+2
- Legalidad
- Finalidad
- Libertad
- Veracidad o calidad
- Transparencia
- Acceso y circulación restringida
- Seguridad
- Confidencialidad
5. Finalidades del Tratamiento
El Colegio tratará los datos personales de estudiantes, padres de familia/acudientes, aspirantes, egresados, colaboradores, proveedores y visitantes, principalmente para las siguientes finalidades legítimas:
5.1 Estudiantes y aspirantes
- Gestión de procesos de admisión, matrícula, permanencia y evaluación académica.
- Administración de historias académicas y disciplinarias.
- Gestión de seguros escolares, bienestar estudiantil y servicios complementarios (rutas, alimentación, actividades extracurriculares).
- Gestión de emergencias médicas y contacto con acudientes.
- Elaboración de certificados, constancias, boletines y demás documentos institucionales.
5.2 Padres de familia, acudientes y responsables económicos
- Gestión de la relación contractual educativa y facturación de servicios.
- Comunicación sobre rendimiento académico, seguimiento disciplinario y asuntos institucionales.
- Envío de información sobre reuniones, eventos, actividades y circulares del Colegio (por correo electrónico, SMS, WhatsApp, llamadas u otros medios).
5.3 Egresados
- Actualización de bases de datos de egresados, invitación a eventos y actividades institucionales.
- Solicitud de participación en encuestas o estudios de impacto.
5.4 Colaboradores y aspirantes a empleo
- Gestión de procesos de selección, contratación, desarrollo y desvinculación de personal.
- Cumplimiento de obligaciones laborales, de seguridad social y normatividad aplicable.
5.5 Proveedores y contratistas
- Verificación de información comercial y de cumplimiento.
- Gestión de contratos, pagos y relaciones comerciales.
5.6 Visitantes, sitio web y redes sociales
- Administración de registros de ingreso al Colegio por motivos de seguridad.
- Atención de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS).
- Gestión de formularios de contacto y de inscripción en eventos a través de la página web y plataformas digitales.
- Mejora de la experiencia de navegación en el sitio web y análisis de métricas de uso (cookies, herramientas de analítica, etc., cuando apliquen).
6. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
El Colegio reconoce la protección reforzada de los datos personales de menores de edad. En consecuencia: ligeia.eafit.edu.co+3Protect Data Latam+3Alcaldía Bogotá+3
- El Tratamiento solo se realizará cuando responda al interés superior del niño, niña o adolescente y se respeten sus derechos fundamentales.
- Se requerirá la autorización del representante legal, y cuando sea posible, la participación del propio menor.
- Se evitará la publicación de información sensible o innecesaria que pueda afectar la seguridad, intimidad o dignidad de los estudiantes.
7. Uso de imágenes, videos y contenidos en medios digitales
El Colegio podrá recolectar y usar imágenes, audios y videos de estudiantes y miembros de la comunidad educativa durante actividades académicas, deportivas, culturales o institucionales, para:
- Registrar la vida escolar y las actividades del Colegio.
- Publicar en medios internos (plataformas académicas, boletines, carteleras) y externos (página web, redes sociales institucionales, piezas informativas).
Este Tratamiento se hará con base en la autorización previa, expresa e informada del representante legal del estudiante o del Titular, según corresponda. El Titular o su representante podrán solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización o la eliminación de contenidos en la medida de lo posible y sin afectar obligaciones legales o contractuales.
8. Derechos de los Titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen, entre otros, los siguientes derechos: Juriscol+2IMSALUD+2
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento, cuando sea requerida.
- Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa de protección de datos personales. MinComercio+2Superintendencia de Industria y Comercio+2
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9. Deberes del Colegio como Responsable del Tratamiento
El Colegio cumplirá los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, entre ellos: Alcaldía Bogotá+2Colaboración DNP+2
- Garantizar al Titular el ejercicio pleno y efectivo de sus derechos.
- Solicitar y conservar copia de la autorización cuando sea necesaria.
- Informar la finalidad del tratamiento y los derechos del Titular.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
- Actualizar, rectificar y suprimir los datos cuando sea procedente.
- Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
- Informar a la autoridad competente sobre incidentes de seguridad que comprometan datos personales, cuando aplique.
10. Autorización del Titular
El Tratamiento de datos personales por parte del Colegio requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular o su representante legal, salvo las excepciones previstas en la ley.
La autorización podrá obtenerse, entre otros, mediante:
- Formularios físicos o digitales de matrícula y admisión.
- Formularios web de contacto o inscripción.
- Contratos laborales y comerciales.
- Cualquier otro mecanismo que permita conservar prueba de la autorización.
El contenido mínimo de la autorización incluirá: identificación del Responsable, finalidades del Tratamiento y derechos del Titular.
11. Encargados, transmisión y transferencia de datos
El Colegio podrá compartir datos personales con terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, tales como:
- Plataformas de gestión académica y administrativa.
- Empresas de servicios tecnológicos (hosting, correo, mensajería, etc.).
- Aseguradoras, entidades financieras u otras organizaciones necesarias para el cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
En todo caso, estos Encargados deberán tratar los datos conforme a las finalidades autorizadas y a esta política, suscribiendo los acuerdos de confidencialidad y protección de datos que correspondan. MinComercio+2Super Servicios+2
Cuando existan transferencias internacionales de datos, se observará la regulación colombiana vigente para países con niveles adecuados de protección y los requisitos exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. Medidas de seguridad
El Colegio adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso indebido, de acuerdo con el principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 y la reglamentación vigente. Función Pública+2Secretaría Jurídica+2
Estas medidas se revisarán y ajustarán de manera periódica, atendiendo a riesgos, avances tecnológicos y buenas prácticas.
13. Procedimiento para ejercer derechos (consultas y reclamos)
El Titular o su representante legal podrán ejercer sus derechos de consultar, actualizar, rectificar, suprimir datos o revocar la autorización, mediante los siguientes canales:
- Correo electrónico: [habeasdata@loretocastilla.edu.co]
- Dirección física: [dirección del Colegio]
- Otro canal habilitado: [formulario web/PQRS, si aplica]
13.1 Consultas
- El Colegio atenderá las consultas en un plazo máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha de recibo.
- Si no es posible responder en dicho término, se informará al solicitante el motivo de la demora y la fecha en la que se dará respuesta, la cual no podrá exceder de 5 días hábiles adicionales, conforme a la reglamentación aplicable. Alcaldía Bogotá+1
13.2 Reclamos
Cuando el Titular considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o que el Tratamiento infringe la normativa, podrá presentar un reclamo que:
- Se dirigirá al Colegio con la identificación del Titular, descripción de los hechos y petición concreta.
- Adjuntará la documentación que se quiera hacer valer.
El Colegio atenderá el reclamo en un plazo máximo de 15 días hábiles. De requerir más tiempo, informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no excederá de 8 días hábiles adicionales, conforme a la regulación vigente. Alcaldía Bogotá+1
Si, tras agotar este procedimiento, el Titular considera que persiste la vulneración, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
14. Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos del Colegio tendrán una vigencia igual al tiempo necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento, respetando los plazos legales de conservación de información académica, laboral, contable, fiscal y administrativa.
Una vez se cumplan las finalidades y no exista obligación legal de conservación, los datos serán suprimidos o anonimizados, de acuerdo con la normativa aplicable. sdmujer.gov.co+2minigualdadyequidad.gov.co+2
15. Modificaciones de la política
El Colegio podrá modificar esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Los cambios serán publicados en la página web [www.loretocastilla.edu.co] u otros medios apropiados.
Cuando las modificaciones afecten el contenido de la autorización, se solicitará nuevamente autorización a los Titulares cuando la ley así lo exija.
16. Aceptación
Al suministrar datos personales al Colegio Loreto Castilla, por cualquier medio, el Titular o su representante legal declara conocer y aceptar esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.